Les 3 meilleurs outils pour optimiser son temps de travail lorsqu’on est une agence (et pourquoi le faire)

Les 3 meilleurs outils pour optimiser son temps de travail lorsqu’on est une agence (et pourquoi le faire)

Les 3 meilleurs outils pour optimiser son temps de travail lorsqu’on est une agence (et pourquoi le faire) 2000 1331 Sharing

Chasse au temps perdu, course à la performance et à la productivité, lutte anti procrastination : certaines agences sont conscientes de la nécessité d’optimiser le temps de travail de leur équipe dans leurs tâches quotidiennes.
Quoi qu’il en soit, il y a un fait bien réel : les collaborateurs n’apprécient guère de devoir remplir des feuilles de temps. Non seulement ils considèrent l’enregistrement des tâches comme une corvée, mais en plus ils peuvent avoir l’impression d’être épiés.
Il existe aujourd’hui des outils permettant d’optimiser votre temps ainsi que celui de vos collaborateurs, en évitant ces tracas. Si vous ne connaissez pas encore les avantages que vous pourriez tirer de cette gestion des ressources humaines, cet article de Nicolas Finet vous permettra de comprendre pourquoi il est nécessaire d’optimiser votre temps de travail, et quels sont les outils existants pour y parvenir.

La gestion de temps offre une meilleure visibilité sur les projets

Que vous soyez habitué à gérer votre temps de travail ou non, une chose est certaine : lorsque vous recevez de nouvelles commandes, vous vous mettez d’accord avec vos clients pour leur livrer les projets au bout d’un certain délai.
Grâce aux feuilles de temps, le travail de vos collaborateurs est facilité puisqu’ils ont une meilleure visibilité sur l’état d’avancement de leurs projets. Ils peuvent même anticiper les retards (ce genre de situation peut se produire lorsque la charge de travail est sous-évaluée).
Et d’une manière générale, la gestion de temps – par le biais des logiciels de feuilles de temps – vous permet de voir combien d’heures ou combien de jours vos collaborateurs passent sur un projet.

Elle permet de faire des estimations de coût précises…

Êtes-vous certain que votre équipe estime les coûts des projets de manière précise ? Grâce à la gestion de temps, vous pourrez définir le coût réel des services que vous fournissez. Autrement dit, vous pourrez optimiser le processus d’estimation et accroître votre rentabilité.

… et de mieux répartir les tâches

En épluchant soigneusement les feuilles de temps de vos collaborateurs, vous serez à même de détecter les tâches (administratives ou autres) sans valeur ajoutée.
Certes, il y a des tâches non facturables auxquelles vous ne pouvez pas vous soustraire (par exemple les entretiens de recrutement ou les réunions), mais en décelant les activités chronophages, vous pouvez mieux planifier le temps précieux de vos collaborateurs.
Résultat : vous améliorez la productivité et optimisez les coûts.

Quels outils utiliser ?

Quel que soit le logiciel de gestion du temps que vous utilisez, vous devez opter pour une solution facile et agréable à utiliser. Autrement, l’enregistrement des activités risque de se transformer en véritables séances de torture… et d’anéantir votre gestion du temps, car vos collaborateurs passeront tous les jours une dizaine de minutes à remplir leur feuille de temps ! Voici quelques exemples de logiciels qui pourront vous plaire.

1. TrackingTime

Cette application vous permet de gérer vos projets, suivre le temps de travail et mesurer la productivité de votre équipe. Compatible avec Windows, Mac, iPhone et Android, elle est ultra simple d’utilisation. Tout ce que vous avez à faire est d’entrer une tâche, choisir un projet et lancer le chronomètre.
Le principal atout de cet outil est que vous voyez quels clients accaparent le plus gros de votre temps et comment vous dépensez votre temps entre différents projets.

2. Timely

Cette application de gestion de temps est intuitive et simple d’utilisation. Chaque tâche est définie comme un projet spécifique. Vous bloquez simplement les heures dans votre calendrier et l’outil lance le chronomètre. Vous pouvez également déplacer les projets en toute facilité grâce à la fonction glisser-déplacer.
Le principal atout de cet outil est qu’il permet au gestionnaire d’avoir une vision claire sur le planning de son équipe et les projets en cours. Ainsi, il voit qui est surchargé de travail et quels projets dépassent le budget. De plus, la présentation est particulièrement bien soignée !
Compatible avec plusieurs plateformes, à savoir Android, Mac OS, iPhone, iPad, Apple Watch, le Web et bientôt Windows, cette interface s’installe en un tour de main : il suffit de la télécharger.

3. Harvest

Ce logiciel de gestion de temps – flexible et toujours facile à utiliser – vous permet d’examiner les heures facturables et non facturables de vos collaborateurs, d’analyser les données et de générer des factures.
Grâce à cet outil, vous pouvez également définir un budget et recevoir une alerte lorsque vous vous en approchez. Harvest fonctionne parfaitement sur votre ordinateur, iPhone ou Android.

Conclusion

Vos collaborateurs rempliront minutieusement leur feuille de temps si et seulement si vous leur expliquez l’utilité de cette démarche. Vous devez leur faire comprendre que la gestion de travail n’est pas seulement bénéfique pour l’entreprise, mais également pour eux, car qui dit hausse de profits, dit développement de l’entreprise, c’est-à-dire bonus et possibilité d’évolution. D’autre part, il est primordial de former vos collaborateurs sur la manipulation des logiciels de gestion de temps.

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