Le diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet créé en 1910 par Henry Gantt. Il permet de planifier efficacement les tâches et de visualiser la progression de chacune d’elles par rapport au délai imparti pour leur réalisation. L’avancement des tâches est représenté par un graphique (une barre horizontale) qui évolue dans le temps. Le diagramme de Gantt permet aussi de mettre en évidence l’interdépendance des tâches et ainsi d’adopter l’organisation idéale. Mais s’il existe plusieurs outils de gestion de projet, pourquoi opter pour celui-ci ?
Les avantages du diagramme de Gantt
Le premier intérêt de cet outil est d’offrir une vision globale du projet. Il est alors plus facile de hiérarchiser les tâches, de repérer les éventuels retards et de réagir en conséquence. Le budget temps de chaque tâche est en effet visible sur le diagramme. Par ailleurs, la représentation graphique est facilement compréhensible par tous les concernés. C’est un fait qui facilite beaucoup la communication et encourage les prises d’initiatives, d’autant plus qu’il est aussi possible de marquer sur le diagramme les moyens humains et matériels alloués à chaque tâche.
Le diagramme de Gantt a en outre l’avantage d’être dynamique. Si vous êtes obligé de changer votre planning, il recalculera automatiquement les dates d’échéances de toutes les tâches. Vous n’avez donc pas besoin de tout replanifier après avoir effectué une modification. Il est adaptable à tous les types de projets et il facilite également la mise en place des jalons. Ces derniers servent à valider la réalisation des étapes de votre projet. Afin de faciliter la construction de votre diagramme, voici un résumé de ce qui devrait s’y trouver.
De quoi est constitué le diagramme de Gantt ?
Il met en évidence 5 éléments fondamentaux :
- La liste des tâches : à gauche de votre diagramme, on devrait trouver la liste de toutes les tâches, organisées généralement par ordre chronologique. Elles sont à segmenter en sous-tâches car il est important de tenir compte de chaque action à réaliser dans l’estimation du projet. Cela évitera les retards d’exécution et de livraison.
- Les ressources humaines et matérielles attribuées à chacune des tâches.
- La durée : c’est ici qu’on peut mettre en place le calendrier et évaluer la durée totale du projet à partir de la durée de chaque tâche. L’unité de temps à utiliser sur l’ensemble du projet est aussi défini ici (semaine, jour, heure…).
- La connexion entre les tâches : elles ne se font pas toutes en même temps. Parfois, il y a des tâches qui ne peuvent commencer que si les précédentes ont été réalisées, il y en a qui doivent commencer ou finir en même temps et d’autres qui ne peuvent être terminées que si une tâche précédente a démarré. Ces dépendances seront représentées par des flèches sur le diagramme, toujours dans le but d’avoir un bon aperçu de l’état du projet.
- Les jalons : ils marquent la fin d’une étape afin de garder une visibilité sur la progression du projet, surtout si celui-ci s’étend sur une longue période. Il s’agit donc d’un repère qui n’aura donc pas de durée déterminé. On le représente souvent par un losange sur le diagramme.
Afin de mettre en place ces différents éléments, vous pouvez utiliser différents outils. Voici quelques-uns entre lesquels vous pourrez choisir.
Les outils nécessaires à la création d’un diagramme de Gantt
Il existe aujourd’hui des logiciels prévus pour la création d’un diagramme de Gantt tels que Projectpro, Gantter for Google Drive, Smartsheet ou encore Ganttproject. Ils offrent généralement des fonctionnalités complètes et efficaces. Si vous n’y avez pas accès, vous pouvez aussi créer un diagramme de Gantt sous Excel ou avec Powerpoint. Pour ce dernier, il faut télécharger le plugin Office Timeline et l’installer afin de pouvoir créer un diagramme. Excel et Powerpoint n’offrent évidemment pas les mêmes solutions que les logiciels spécialisés, mais ils peuvent vous aider pour les réunions de petite envergure.