À l’instar des autres services qui constituent une entreprise, les Ressources Humaines ne dérogent pas à la tendance du moment : la digitalisation. Si on a toujours attribué à ce département des fonctions purement administratives, ce n’est plus le cas aujourd’hui. Avec la digitalisation des ressources humaines, il peut contribuer pleinement à l’évolution et même à la productivité de l’entreprise. Mais afin de comprendre comment cette nouvelle tendance peut impacter la vie d’une société, il faut d’abord connaître son vrai sens. Lumière sur la digitalisation des Ressources Humaines et ses aspects.
Qu’est-ce que la digitalisation des RH ?
La digitalisation des RH est un ensemble de processus destiné à faciliter la gestion des ressources humaines. Elle repose sur l’utilisation d’outils digitaux qui en général permettent d’automatiser et de dématérialiser les tâches administratives. Le processus vise également à améliorer le bien-être professionnel des salariés et la marque employeur de l’entreprise. Concrètement, la transformation déjà opérée dans la gestion des ressources humaines se reflète dans les faits suivants :
- L’automatisation des tâches administratives, telles que : la gestion de la paie et des déclaratifs, la gestion des congés et la planification de la main d’œuvre, le planning des activités, la gestion des notes de frais…
- La flexibilité des horaires et du lieu de travail.
- La possibilité pour les salariés de se former en continu grâce aux Massive et Small Online Open Courses (MOOC et SOOC).
- La gestion électronique des documents.
- L’existence des réseaux sociaux d’entreprise.
- La digitalisation du processus de recrutement et de l’entretien individuel.
- L’usage des réseaux sociaux, des jobboards et des sites carrières pour le sourcing.
D’après une étude réalisée par Infopro Digital Etudes, plus de la moitié des entreprises interrogées n’utilisent encore les outils digitaux que pour les tâches administratives alors que la digitalisation peut être un véritable atout pour l’entreprise. Voici quelques avantages dont vous pourrez bénéficier en digitalisant vos ressources humaines.
Les impacts de la digitalisation RH sur la vie de l’entreprise
L’automatisation des tâches administratives et la dématérialisation des documents sont les usages les plus fréquents de la digitalisation. La raison en est que non seulement, ils facilitent la gestion mais ils permettent également de gagner du temps. L’entreprise peut ainsi se recentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée et penser au bien-être professionnel de ses salariés. L’usage des réseaux sociaux internes facilite par exemple les échanges entre les collaborateurs et permet aux employeurs de connaître les besoins de leurs salariés. L’impact de la digitalisation se répercute également sur la marque employeur qui se trouve améliorée par la facilité des échanges.
Par ailleurs, la digitalisation RH permet aussi de réduire les coûts liés au recrutement. Désormais, la diffusion des annonces de recrutement se font facilement et gratuitement. Les médias sociaux tels que LinkedIn favorisent particulièrement leur visibilité auprès d’une cible qualifiée. La gestion des talents devient aussi facile avec la digitalisation. Les logiciels de recrutement permettent de créer des CVthèques et de chercher aisément les talents par mots-clés. Les plus avancés en matière de digitalisation peuvent se prêter à l’analyse de ses données RH grâce au big data et aux analytiques.
Pour les salariés, la centralisation des informations et la fluidité de la communication rendent la collaboration et la vie en entreprise meilleures. Outre le pouvoir de participer à l’optimisation du process RH, ils peuvent consulter librement leurs données personnelles, comme les soldes de congé à tout moment. L’utilisation des outils digitaux en RH offre aussi aux salariés l’opportunité de faire du télétravail ou du flex office. Ils gèrent leurs temps plus librement. A l’ère de la collaboration, les contraintes de la hiérarchie se font moins sentir et l’existence des outils digitaux permet à chaque salarié d’exprimer leurs opinions sur la vie en entreprise.
La digitalisation présente donc plusieurs avantages aussi bien pour l’entreprise que pour les salariés, mais comment faire pour en bénéficier ?
Comment mettre en place le digital RH ?
Pour entrer dans l’ère du numérique, le service RH de votre entreprise nécessitera probablement une réorganisation. Vous aurez besoin de vous équiper d’un logiciel SIRH ou Système d’Information des Ressources Humaines pour commencer. Il vous permettra d’automatiser toutes vos tâches administratives. Mais l’usage d’un nouveau logiciel implique aussi des moyens financiers et souvent de nouvelles compétences ou de ressources. Néanmoins, vous avez aussi la possibilité d’opter pour les modèles Saas ou Cloud. Ils sont moins onéreux, facile à déployer et accessible à tout moment de n’importe quel endroit où il y a internet.
Il faudra donc prévoir ces changements et aller au-delà des éventuelles barrières culturelles, spécialement sur la mise en place et l’usage de réseaux sociaux d’entreprise. Selon vos moyens, vous pouvez aussi vous procurer un ATS. Pour être à la pointe de la tendance technologique, certaines entreprises se servent également de l’intelligence artificielle pour améliorer le service des ressources humaines. Les chatbots commencent à se faire connaître dans ce département.